Télétravail : l’importance de l’UX dans les outils métiers

UX-Design

Il faut bien l’avouer l’année 2020 aura été vraiment particulière et aura beaucoup changé nos habitudes.

Sur un plan social bien sûr, au travers de distanciations, de masques et d’absence de rapprochement, mais surtout, sur notre façon de travailler et les méthodes que nous utilisons.

Exit les réunions à 20 dans une salle close, les points autour de la machine à café et les déplacements de bureaux en bureaux pour demander des éléments ou des précisions sur tel ou tel dossier.

Un monde qui se digitalise donc de plus en plus, car même nos relations sociales passent maintenant par le Web.

Du coup, les entreprises se sont adaptées et ont mis en place de nouveaux outils collaboratifs pour pouvoir continuer à travailler avec des salariés enfermés chacun chez eux pendant un temps, puis perpétuer l’expérience pour ceux qui auraient décidé de mettre en place le télétravail sur un plus long terme.

Alors, quels sont les meilleurs outils pour travailler à distance et rester connecté, productif et en sécurité au milieu de l’épidémie ?

Est-ce que les outils métiers sont bien pensés pour l’utilisateur et facilitent vraiment le travail collaboratif ?

Faisons un tour d’horizon et voyons si l’UX design n’a pas oublié les outils qui nous aident à mieux travailler à distance.

Pour communiquer facilement à distance :

Slack - Un lieu de travail pour communiquer facilement entre les équipes.
Zoom - Communiquez facilement grâce à la vidéoconférence ou aux appels.
Microsoft Teams - Communiquez efficacement avec les outils Microsoft intégrés.

Pour gérer efficacement les projets :

Les outils de gestion de projet sont déjà indispensables en présentiel, mais alors en télétravail ils deviennent vitaux !

Trello - Planifiez, suivez et gérez visuellement les projets de conception. 

Pour gérer efficacement les fichiers :

Google Drive - Créez, enregistrez, partagez et gérez des documents de conception en ligne.

Pour gérer la collaboration de conception :

Mockplus - une plateforme de conception de produits tout-en-un pour les systèmes de prototypage, de collaboration et de conception.
Balsamiq - Un outil de wireframing utilisé à un stade précoce de la conception.

Les autres outils qui peuvent sauver votre organisation en télétravail :

Calendly - Pour programmer ses rendez-vous.
Spark - Pour gérer les mails utiles et inutiles.
TeamViewer - L’outil qui peut vous sauver !
Klaxoon - Pour partager des idées comme en vrai. 

 

Les outils métier et l’UX Design

Si l’UX design devient une norme et un passage obligé pour la création d’un site Web, force est de constater que certains créateurs de solution métier ont passé cette étape à la trappe.

Parfois, saisir une note de frais dans un ERP, réserver une salle de réunion ou trouver un fichier sur le serveur de sa société relève du parcours du combattant à l’inverse d’un bon parcours utilisateur…

On nous propose des outils nous permettant d’aller plus vite et d’être plus performants, mais au final ils sont tellement mal conçus qu’ils ont plutôt tendance à nous agacer et nous décourager.

Les ingénieurs ont bien pensé le fond de leur produit, mais ne se sont même pas penchés sur la forme. Intégrer l’UX dans les applications métiers peut permettre d’impacter les utilisateurs sur des sujets très stratégiques et bénéfiques à l’entreprise :

Performance
Efficacité
Productivité.

Et après tout, les utilisateurs d’applications métiers sont des utilisateurs comme les autres.

L’exemple Outlook.

Si vous utilisez Outlook comme service de messagerie, vous avez forcément été confronté à l’extrême difficulté de différencier les mails lus, des non lus, aux problèmes de lisibilité, de cohérence, de repérage et à une navigation qui demande souvent un travail de recherche et de compréhension important.

Même pour une action aussi simple que d’afficher une image d’un mail il faudra d’abord trouver le bouton.

Il semble donc que pour le B2E, la priorité des créateurs soit différente du B2C.

Ils s’attardent surtout à réaliser des produits viables, laissant de côté l’aspect désirable.

Et ce n’est pas une bonne technique.

 

L’importance de l’UX dans une application métier

S’il est encore utile de le présenter, L’UX (User eXperience) regroupe tous les aspects de l’expérience entre un utilisateur et une interface comme un site Web, un logiciel, ou même un produit ou un service.

L’UX inclut le design, l’utilisabilité, l’ergonomie, l’émotionnel et surtout la simplification des interactions avec l’utilisateur.

L’UX consiste donc à penser, améliorer et faciliter l’utilisation d’une interface afin de rendre son utilisation plus agréable tout en intégrant les contraintes techniques.

C’est donc une véritable stratégie indispensable à la réussite d’un projet.

Et apparemment, les créateurs de solutions métiers se disent qu’une fois leur produit vendu, la complexité de leur utilisation n’est pas leur problème.

Mais ils oublient qu’une fois achetée, si leur solution ne convainc pas elle ne sera pas recommandée, voire déconseillée aux autres utilisateurs.

 

Alors, en quoi intégrer l’UX dans une application métier peut-être bénéfique ?

Pour être en accord avec les nouveaux usages. Et bien voilà la première et la meilleure raison ! Et c’est bien le sujet de cet article.

En cette période accrue de télétravail, les applications métiers ont plus que jamais leur importance.

Et que ce soit sur desktop, sur tablette ou sur mobile, L’UX permet d’apporter aux applications métiers une harmonie graphique, une lisibilité et une navigation fluide pour une utilisation optimisée.

Et nous en avons bien besoin en ce moment.

Pour optimiser son utilisation. Une application métier est quand même faite pour faciliter le travail de ceux qui l’utilisent.

S’ils doivent passer un mois avant de comprendre comment ajouter ou supprimer quelque chose ils vont vite abandonner…

Une application métier qui complique la vie c’est quand même le comble !

Pour améliorer le confort des utilisateurs. Utiliser l’UX dans une application métier permet d’améliorer le confort des utilisateurs qui s’en serve au quotidien pour leur travail.

Une navigation fluide, une bonne organisation visuelle une homogénéité globale voilà les atouts de l’UX.

Une lecture et une analyse des informations plus confortable réduisent la fatigue des yeux, les migraines et autres problèmes liés à l’excès d’écran.

Une application métier simple et esthétique qui répondra rapidement aux exigences des utilisateurs contribuera à de bonnes conditions de travail et donc à une plus grande motivation.

Pour optimiser l’adoption du produit. Une expérience réussie va rassurer les utilisateurs et les convaincre de l’adopter.

Ils accepteront mieux le changement de leurs méthodes de travail et seront moins réticents.

Ce n’est pas la prouesse technique qui fait le succès d’un produit, mais bien son utilisabilité et le fait qu’il réponde à un besoin, et sur ce dernier point le besoin est très fort en ce moment.

Chez Fidesio, on a conçu notre propre outil ! Preview - Pour une gestion de projet ludique, simple, claire et surtout COLLABORATIVE. 

Preview permet une centralisation des données en temps réel.

Chaque personne engagée sur le projet voit où en sont les autres contributeurs et peut interagir immédiatement en cas de besoin.

Le chef de projet ainsi que toutes les personnes engagées peuvent ainsi mettre à jour leur avancement personnel ou signaler des problèmes bloquants.

Chacun peut suivre, interagir, participer aux discussions ou commentaires des autres et ainsi être plus concerné et engagé dans la totalité du projet.

De plus, il permet par un tableau de bord d’évaluer pour chaque collaborateur le temps qu’il estime devoir passer sur une tâche, mais aussi d’estimer le temps général nécessaire à la réalisation du projet global.

Un gain de temps pour le chef de projet qui peut évaluer facilement le temps que prendra le projet.

Tout est centralisé donc facile à retrouver et le risque de pertes ou de vols de données est exclu.

Mesurer en amont la charge de travail et suivre son évolution en temps réel
Collaborer rapidement avec toutes vos équipes en ligne
Organiser vos journées, semaines, mois de travail facilement
Centraliser tous vos échanges de documents
Réagir immédiatement sur n’importe quel élément du projet dans son contexte
Définir le temps estimé tâche par tâche
Suivre le temps d’évolution et gérer les éventuels retards
Anticiper le temps passé sur une tâche et sur l’ensemble du projet
Avoir une visibilité claire des urgences et des priorités
Partager des idées, des recommandations ou récolter des avis
Mettre en place des to do list pour une gestion plus organisée et plus priorisée 

 

Si les facteurs de réussite d’une application métier ont longtemps été la performance technique et la sécurité, il est aujourd’hui important d’y intégrer l’UX design.

Et en cette période floue et il faut le dire très anxiogène où nous ne pouvons plus avoir d’interaction professionnelle et sociale l’utilisation des outils métiers est plus que jamais indispensable à notre lien et au maintien de nos activités professionnelles.

Elles sont donc devenues notre quotidien, notre nouvelle façon de communiquer et il faudra qu’elles soient à la hauteur de nos besoins en évoluant toujours plus sans jamais omettre l’expérience utilisateur qui fera la différence.

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